2012年07月02日

《Office》Word Excel PowerPoint Accessの賢い使い方

仕事場などでよく使用されている、WordやExcel、PowerPoint、Access。
しかし、何かの作業を行うにあたっては、どのソフトが適切なのかが分かれます。

案外知られていない賢い使い方を、ここでは挙げていこうと思います。

【送料無料】マイクロソフト Office Home and Business 2010 通常版 DVD

価格:28,980円
(2012/7/1 23:14時点)
感想(3件)



■各ソフトの概要


そもそも、Word、Excel、PowerPoint、Accessって何?という方向けに、概要を紹介いたします。

◆Word(ワード)


文書作成をする際に主に利用されるソフト。学校でよく配布される公文や、重要契約書類などの文字主体のものは、こちらを使用して作成できます。

◆Excel(エクセル)


表計算や表作成を行う際に主に利用されるソフト。アンケートの集計や収支管理、その他さまざまな表やグラフの作成を得意とします。

◆PowerPoint(パワーポイント)


プレゼンテーションを行うための視覚資料を作成できるソフト。何かの商品のPRを行うにあたって、グラフや写真、文字、アニメーションなどの視覚資料があれば、アピール力が増します。この視覚資料を作成することができます。

◆Access(アクセス)


ごく一部の環境で使われていますが、主にデータベース管理の機能が備わっているソフト。例えば、毎日の収入や支出の情報を、データベースという「データの集合体」にまとめていき、任意の条件ですぐに統計を出したり、レポート化したりするなどの機能があります。

※Accessについては、こちらに非常に詳しく書かれています。

■各ソフトの使用用途


実は、どのソフト*においても、文字の入力や表作成、グラフ作成などの基本機能が備わっております。
しかし、それぞれのソフトには得意・不得意の分野がありますので、用途に合わせて賢く使い分けていく必要があります。以下にその例を挙げてみました。

*Accessにおいては、これらの作業のためにいくつかの知識が必要です。

◆Word


体裁を整えるとか、区切りのいいところで次のページから文書を続けるようにするなど、作成する文書をより綺麗に美しく整えることを得意とします。また、ラベル発行のための機能も備わっていて、名刺などを作成するときにも使用できます。
用途:案内文、納品書、領収書などといった、文字体裁をきれいに表示させる必要のある書類の作成、及び、名刺やラベルの作成等

◆Excel


表作成や表計算、グラフ作成などを得意とします。Wordにグラフを載っけるために、Excelで表を作成し、グラフ化し、WordやPowerPointに貼り付けるといったことにも利用できます。マクロ機能を使って、ちょっとしたシステムも作れます。
用途:集計表、座席表、リーグ戦表、売上表、納品表、統計グラフなどといった、表計算や表・グラフを主体とするものの作成等

◆PowerPoint


写真や文字情報の位置を自由に配置できることが大きなポイント。視覚資料を作成するときに必須なポイントではありますが、それはポスター作成などにも応用することもできます。
用途:アニメーション付視覚資料作成のほか、自由なレイアウトでポスター、POP、解説図の作成など。当ブログで何度か解説図が出てきていますが、それらはPowerPointで作成しています。

◆Access


例えば、日々の売上の情報を蓄積していったら、どの商品の売れ行きがいいのか、月毎の売上金額はどうなっているのかなど、さまざまな情報を確認することができるようになります。そういったデータを管理・運用していくことが、Accessの基本機能になります
用途:顧客管理、予定管理、収支管理など、毎日管理・運用していくものに向きます。プログラミングの知識も応用すると、作業場に最適なオンリーワンのシステムを作成できます。電子カルテのDynamicsがそれにあたります。

■お困りの場合


ポスター等、何かを作るときにどれを使ったほうが簡単なのかが分からない場合は、ぜひお問い合わせください。
コメント欄・メールにて受け付けております。

ちなみに、下記のテキストを使って学ぶと、ほぼすべての操作をマスターできますのでお勧めです。
私は2003バージョンですが、これらの資格をすべて取得して、Masterの称号を得ることができました。これがあったからこそ、ありとあらゆる事に応用を利かせ、活用していくことができています。

Microsoft Office Specialist Microsoft Excel 2010 Expert 対策テキスト& 問題集(CD-ROM付き)

新品価格
¥3,150から
(2012/7/2 00:29時点)

Microsoft Office Specialist Microsoft Word 2010 Expert 対策テキスト & 問題集(CD-ROM付き)

新品価格
¥3,150から
(2012/7/2 00:30時点)

Microsoft Office Specialist PowerPoint 2010対策テキスト&問題集 R付

新品価格
¥2,310から
(2012/7/2 00:31時点)

Microsoft Office Specialist Microsoft Access 2010 対策テキスト&問題集 CD-ROM付

新品価格
¥2,625から
(2012/7/2 00:31時点)

posted by アドミン at 00:36| Comment(0) | TrackBack(0) | Office | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
コチラをクリックしてください

この記事へのトラックバック